Ein Sanktionstreffer ohne Quelle ist nur eine halbe Antwort

Warum jeder Screening-Treffer Quelle und Listenstand mitbringen sollte und wie nachvollziehbare Treffer Compliance, interne Revision und Prüfgesellschaft entlasten.

Jedes Compliance-Team kennt den Moment: Ein Name leuchtet im Screening auf, und jemand muss entscheiden, was das bedeutet. Der Entscheid selbst ist selten das Schwierige. Schwierig wird es danach, wenn der Fall einer Kollegin, einem Vorgesetzten, der internen Revision oder der Prüfgesellschaft erklärt werden muss, manchmal Monate später.

Ein Treffer, der nur «Übereinstimmung» meldet, ist ein Signal ohne Geschichte. Er sagt Ihrem Team, dass etwas Aufmerksamkeit braucht, aber nicht was, woher und mit welchem Stand. Deshalb messen wir die Qualität eines Screening-Dienstes nicht nur daran, was er findet, sondern daran, wie gut sich jeder Fund zurückverfolgen lässt.

Schweizer Finanzintermediäre müssen ihre Sorgfaltsentscheide nach dem Geldwäschereigesetz dokumentieren, und Sanktionsmassnahmen nach dem Embargogesetz gelten unmittelbar. Erst ein nachvollziehbarer Treffer macht diese Dokumentation möglich.

Wie ein nachvollziehbarer Treffer aussieht

Ein Treffer ist nur dann nützlich, wenn die prüfende Person einige einfache Fragen beantworten kann, ohne die Ansicht zu verlassen. Woher stammt dieser Eintrag? Welche Liste, welcher Herausgeber? Was stand zum Zeitpunkt der Prüfung im Eintrag? Und wie hängt er mit der geprüften Person oder Firma zusammen?

• Die Quelle: die offizielle Liste oder Publikation, aus der der Eintrag stammt, etwa SECO, UNO oder eine andere internationale Sanktionsliste.
• Der Listenstand: gegen welche Version der Liste geprüft wurde, damit sich das Ergebnis zeitlich einordnen lässt.
• Der Nachweis: der betreffende Eintrag selbst, mit den Angaben, die zum Treffer geführt haben, nicht bloss ein Score.
• Der Zusammenhang: wie sich der Eintrag zum geprüften Namen verhält, damit Ihr Team auf einen Blick sieht, warum er angezeigt wurde.

Warum der Listenstand wichtiger ist, als er scheint

Sanktionslisten ändern sich laufend. Namen kommen hinzu, Angaben werden berichtigt, Einträge fallen weg. Ein Ergebnis, das gestern stimmte, kann heute anders aussehen, und umgekehrt. Ohne klare Dokumentation, auf welchem Listenstand eine Prüfung beruhte, kann später niemand sagen, ob ein Entscheid zum damaligen Zeitpunkt vertretbar war.

Mit täglich aktualisierten Listen und einem dokumentierten Listenstand ist die Antwort auf die Frage «Was wussten wir an jenem Tag?» keine Rekonstruktionsübung mehr, sondern ein Faktum in der Akte.

Drei Adressaten, eine Dokumentation

Compliance-Verantwortliche müssen einen Fall rasch und mit Sicherheit freigeben oder eskalieren. Die interne Revision will sehen, dass der Prozess einheitlich angewendet wurde. Die Prüfgesellschaft will nachprüfen, dass Entscheide auf dokumentierten Nachweisen beruhen und nicht auf der Erinnerung einzelner Personen. Ein nachvollziehbarer Treffer bedient alle drei mit derselben Dokumentation.

In der Praxis spart das auf beiden Seiten Zeit. Analystinnen und Analysten müssen weniger Kontext zusammensuchen, Prüfende müssen weniger nachfragen. Das Gespräch verschiebt sich von «Was ist das?» zu «Ist unsere Beurteilung tragfähig?», und genau dieses Gespräch soll Compliance führen.

Weniger undurchsichtige Scores, mehr dokumentierte Begründung

Eine nackte Ähnlichkeitszahl provoziert Diskussionen, weil niemand sagen kann, was sie im konkreten Fall bedeutet. Ein Treffer, der Quelle, Listenstand und die übereinstimmenden Angaben zeigt, ermöglicht einen Entscheid. Ihr Team kann ihn akzeptieren, verwerfen oder eskalieren, und in jedem Fall ist die Begründung sichtbar und lässt sich in die Fallakte übernehmen.

Signal as a Service – nie der Entscheid. Das Signal soll so klar und so gut dokumentiert wie möglich sein. Der Entscheid bleibt bei Ihrem Team.

Was Sie Ihren Screening-Anbieter fragen sollten

• Zeigt jeder Treffer, woher er stammt und gegen welchen Listenstand geprüft wurde?
• Lässt sich ein Ergebnis später nachvollziehen und erklären, auch für eine Prüferin, die nicht dabei war?
• Wie aktuell sind die Listen, und ist das für die Anwender sichtbar?
• Unterstützt der Dienst den Entscheid Ihres Teams, oder versucht er, ihn zu ersetzen?

Gutes Screening endet nicht, wenn ein Name übereinstimmt. Es endet, wenn eine Person mit Nachweisen erklären kann, warum der Fall so abgeschlossen wurde. Dafür ist Nachvollziehbarkeit da.

Wenn Sie sehen möchten, wie das in der Praxis funktioniert, sprechen wir gerne mit Ihnen und zeigen es Ihnen.